Đặt nước đá số lượng lớn không đơn giản là tăng số bao trong một đơn hàng. Nếu không tính đúng nhu cầu, chọn sai loại đá hoặc thiếu kế hoạch giao nhận, cơ sở kinh doanh có thể gặp tình trạng dư hàng, thiếu đá hoặc phát sinh chi phí không cần thiết. Vì vậy, trước khi đặt đơn lớn, cần tính toán khá kỹ từ sản lượng đến lịch sử dụng thực tế.
Khi nào nên đặt nước đá với số lượng lớn?
Đặt số lượng lớn thường phù hợp với những cơ sở có nhu cầu sử dụng đá liên tục như quán cafe, nhà hàng, quán ăn, khách sạn, cơ sở pha chế hoặc đơn vị kinh doanh thực phẩm. Tuy nhiên, không phải cứ tiêu thụ nhiều là nên dồn toàn bộ lượng đá vào một lần giao. Cách đặt hiệu quả phụ thuộc vào nhịp sử dụng, khả năng lưu trữ và lịch giao nhận.
Nhu cầu sử dụng tăng theo quy mô kinh doanh
Quy mô hoạt động càng lớn thì lượng đá tiêu thụ mỗi ngày càng cao. Một quán cafe nhỏ có thể chỉ cần vài chục kilogram đá mỗi ngày, trong khi nhà hàng đông khách hoặc mô hình kinh doanh có nhiều khu vực phục vụ có thể cần lượng lớn hơn đáng kể.
Ngoài số khách, lượng nước đá thực tế còn phụ thuộc vào menu, tỷ lệ đồ uống có đá, cách pha chế và thời gian hoạt động. Vì vậy, cách tính hợp lý nhất là dựa trên số liệu tiêu thụ thực tế thay vì ước lượng theo cảm tính.
Với những cơ sở mới vận hành, có thể theo dõi lượng đá sử dụng trong một đến hai tuần đầu để hình thành mức tiêu thụ trung bình. Khi đã có dữ liệu, việc đặt nước đá số lượng lớn sẽ chủ động hơn.
Đơn hàng định kỳ giúp chủ động nguồn đá
Nếu quán sử dụng đá đều mỗi ngày, đặt theo lịch định kỳ thường dễ kiểm soát hơn việc chờ gần hết mới đặt. Cách này giúp chủ động nguồn hàng và giảm áp lực xử lý đơn gấp trong những thời điểm đông khách.
Tuy nhiên, định kỳ không đồng nghĩa với việc lần nào cũng phải đặt cùng một khối lượng. Nhu cầu cuối tuần, ngày lễ hoặc mùa nóng có thể khác ngày thường. Vì vậy, lịch phân phối nước đá nên có mức cơ bản và khả năng điều chỉnh theo thực tế.
Cách chia này giúp doanh nghiệp không phải duy trì lượng đá dự trữ quá lớn nhưng vẫn có phương án khi nhu cầu tăng bất ngờ.
Số lượng lớn cần kế hoạch giao nhận riêng
Một đơn hàng lớn thường đòi hỏi cách giao nhận khác với đơn thông thường. Nếu giao toàn bộ trong một lần, cơ sở phải có đủ không gian lưu trữ và điều kiện bảo quản phù hợp. Nếu chia thành nhiều đợt, cần thống nhất rõ lịch giao để tránh gián đoạn.
Đặc biệt với cơ sở F&B, thời gian giao cũng cần phù hợp với giờ hoạt động. Giao đúng lúc quán đang quá tải có thể gây khó khăn cho việc tiếp nhận và sắp xếp hàng.
Do đó, trước khi ký lịch cung ứng, nên thống nhất ba yếu tố: số lượng mỗi lần giao, khung giờ nhận và phương án thay đổi khi nhu cầu phát sinh.
Cần xác định gì trước khi đặt đơn hàng nước đá lớn?
Một đơn hàng lớn nên được chuẩn bị từ nhu cầu thực tế chứ không chỉ dựa vào mức giá. Khi có kế hoạch rõ ràng, cơ sở kinh doanh sẽ dễ kiểm soát chi phí, diện tích lưu trữ và lịch sử dụng hơn trong suốt quá trình cung cấp nước đá.
Tính sản lượng đá theo nhu cầu thực tế
Bước đầu tiên là xác định lượng đá tiêu thụ trung bình trong ngày. Có thể theo dõi theo từng nhóm hoạt động như pha chế, phục vụ bàn, làm lạnh hoặc bảo quản thực phẩm.
Sau đó, nên tính thêm mức tăng vào giờ cao điểm và một phần dự phòng. Tuy nhiên, phần dự phòng chỉ nên ở mức hợp lý. Đặt dư quá nhiều vừa chiếm diện tích lưu trữ vừa tăng nguy cơ hao hụt trong quá trình sử dụng.
Công thức đơn giản có thể áp dụng:
Nhu cầu đặt = Mức sử dụng trung bình + Lượng tăng dự kiến + Phần dự phòng phù hợp
Đối với những cơ sở có dữ liệu bán hàng theo ngày, việc điều chỉnh sản lượng theo lịch sử tiêu thụ sẽ chính xác hơn đáng kể.
>>> Xem thêm Kinh Nghiệm Lựa Chọn Nguồn Nước Đá Sạch Cho Quán Cafe Và Nhà Hàng
Xác định loại đá theo mục đích sử dụng
Không phải đơn hàng lớn nào cũng chỉ sử dụng một loại đá. Tùy mô hình, cơ sở có thể cần đá viên, đá mi, đá xay, đá cây hoặc nước đá tinh khiết cho những mục đích khác nhau.
Ví dụ, đá dùng cho đồ uống cần phù hợp với cách pha chế và kích thước ly. Trong khi đó, đá phục vụ làm lạnh hoặc bảo quản thực phẩm lại có yêu cầu khác về hình dạng và cách sử dụng.
Vì vậy, khi đặt phân phối nước đá số lượng lớn, nên xác định trước:
- Loại đá cần sử dụng
- Tỷ lệ từng loại trong tổng đơn hàng
- Mục đích sử dụng chính
- Tần suất tiêu thụ của từng sản phẩm
Việc phân loại ngay từ đầu giúp hạn chế tình trạng có nhiều đá nhưng lại thiếu đúng loại cần dùng.
Dự phòng lượng đá cho thời điểm cao điểm
Đơn hàng lớn nên tính đến những thời điểm nhu cầu tăng đột biến. Với quán cafe và nhà hàng, cuối tuần, ngày lễ, sự kiện hoặc thời tiết nóng có thể khiến lượng đồ uống bán ra tăng đáng kể.
Thay vì tăng toàn bộ sản lượng cho mọi ngày, có thể xây dựng một mức dự phòng riêng cho các giai đoạn cao điểm. Cách này vừa chủ động hơn vừa tránh việc tồn kho quá nhiều vào ngày thường.
Một nhà cung cấp có khả năng giao nước đá số lượng lớn cũng nên được trao đổi trước về khả năng tăng đơn trong trường hợp phát sinh. Khi hai bên đã thống nhất phương án từ đầu, việc điều chỉnh sản lượng sẽ nhanh và ít bị động hơn.
Kết luận
Phân phối nước đá số lượng lớn hiệu quả không chỉ nằm ở việc đặt thật nhiều trong một lần mà ở khả năng cân đối giữa sản lượng, loại đá, tần suất sử dụng, lịch giao và mức dự phòng. Càng có dữ liệu tiêu thụ thực tế, cơ sở kinh doanh càng dễ xây dựng kế hoạch đặt hàng phù hợp và hạn chế chi phí phát sinh.
Với những đơn vị cần nguồn đá thường xuyên, lựa chọn nhà cung cấp có danh mục sản phẩm đa dạng và khả năng đáp ứng theo nhu cầu sẽ giúp việc vận hành linh hoạt hơn.
Thông tin liên hệ
- Trụ sở chính: Số 11 Hoa Thị, Phường 7, Q Phú Nhuận, HCM
- Email: CSKH@nuocdangocanh.com
- Hotline: 0387.157.953 - 0968.157.953
- Website: https://nuocdangocanh.com - https://nuocdangocoanh.vn
Truy cập mục tin tức của Ngọc Anh để khám phá thêm nhiều thông tin hấp dẫn khác.
